Minden szervezet számára különösen fontos és hatékony kommunikációs eszközt jelent az internetes jelenlét. Nem egyszerűen jogszabályi kötelezettségeinek tesz eleget ezzel a szervezet – gondolhatunk itt a közhasznúsági jelentések vagy a személyi jövedelemadó egy százalékának felajánlásából származó összeg felhasználásának kötelező megjelenítésére, vagy az uniós projektekkel és az esetleges közbeszerzésekkel kapcsolatos közzétételi előírásokra –, hanem egy olcsó és interaktív csatornát kap arra, hogy megmutassa magát, és hogy támogatókat, követőek, partnereket toborozzon magának.

Az internetes felületek megjelenése egyfajta paradigmaváltást hozott a marketingben és a PR-kommunikációs területeken. A korábbi egyirányú, push típusú kommunikáció helyett az interaktív párbeszéd lett a fontos. Vagyis tartalmat ma már nem (csak) a marketinges hoz létre, hanem a fogyasztók, az olvasók is, így a kommunikációban minden korábbinál fontosabb szerepet kapott a párbeszéd. Mindemellett pontosan mérhető az on-line marketing eredménye, a korábbinál pontosabb pozícionálást és célcsoportképzést tesznek lehetővé az on-line felületek. Az internet nem tehát egyszerűen kommunikációs csatorna, hanem az interaktivitásának köszönhetően közösségi tér is. A világhálón kommunikálni tehát nem, vagy legalábbis nem elsősorban reklámozást, hanem közösségépítést jelent.

A honlap

Az internetes megjelenés legalapvetőbb eleme a saját honlap. Természetesen vannak olyan webergonómiai szempontok, amelyeket egy-egy honlap felépítésekor célszerű figyelembe venni. Hogy milyen egy jó honlap? Természetesen szép, keresőbarát, ott tartja és továbbolvasásra ösztönzi a látogatót, struktúrája és dizájnja jól áttekinthető és következetes, és irányítja a tekintetet – vagyis balról jobbra és fentről lefele haladva olvasható, és természetesen ilyen elrendezésben szerepelnek rajta az információk a fontosságuk, relevanciájuk sorrendjében. A jó honlap az olvashatóság érdekében kerüli a túl nagy kontrasztokat, vagyis fekete háttéren fehér betűk helyett inkább világos, homogén háttéren fekete vagy sötétkék betűket használ. Fontos, hogy egy honlap nyitóoldala olyan legyen, mint egy kirakat: nem kell minden információt a főoldalra zsúfolni, elég csak ízelítőt adni a belső tartalomból, de ezt az ízelítőt szépen csomagolva kell az olvasóknak nyújtani. A célunk tehát az, hogy felhasználóbarát honlapot készítsünk, megkönnyítve a látogató tájékozódását és jól kihasználva a felhasználónak a honlapon töltött idejét.

Akárcsak egy üzlet kirakatában, a honlapunk nyitóoldalán is fontos, hogy milyen első benyomást szerez a látogató. Tetszetősnek találja-e az adott oldalt, kellemesek-e a színei, illetve jól áttekinthető-e vagy túlzsúfolt. Nagyon fontos a minőségi tartalom – rossz, hiteltelen és téves tartalmak esetén senki nem fog sok időt eltölteni az oldalunkon és senki sem fog visszatérni. Fokozottan igaz ez az igényes helyesírásra is. Fontos szempont, hogy a weboldalunk rendszeresen aktualizálva, frissítve legyen, érdemes tehát viszonylag sűrűn – ha nem is napi, de legalább heti rendszerességgel – változtatni és friss hírekkel, információkkal megtölteni a kezdőoldal tartalmat, hogy látogatóink mindig találjanak valami újdonságot. Fontos szempont az egyszerű használhatóság – nem várható el a felhasználóktól, hogy mielőtt böngészni kezdik az oldalunkat, elolvassák a kezelési útmutatót…

A honlaptervezés szempontjai között figyelemmel kell lenni arra is, hogy a monitorok felbontása nem éri el egy a nyomtatott kiadvány minőségét, ezért nehezebb olvasni (statisztikák szerint az emberek monitorról huszonöt százalékkal lassabban olvasnak, mint papírról). Háttérnek ezért lehetőleg egyszínűt használjuk, esetleg nagyon finom mintájút, mert az erős hátterek jelentősen rontják az olvashatóságot. Kerülendő a mozgó szövegek használata is, mert ezek legtöbbször olvashatatlanok és zavaróak. A betűk típusa és mérete ugyancsak fontos – kimondottan monitorról olvasásra alkalmas betűtípus például a Verdana, amely a betűszélessége miatt kevésbé fárasztja a szemet (a szűkebb betűtávolsággal rendelkező fontok olvasása jóval nehezebb, mivel a betűk nem különülnek el élesen egymástól, felismerhetőségük romlik). A hosszú szövegek fáradságos olvasása helyett a felhasználók az internetes oldalakat jellemzően inkább csak átfutják, kulcsszavakat, kulcsmondatokat, vagy érdekes bekezdéseket keresve. Érdemes tehát az interneten lényegre törő, rövid, tagolt formában, egyszerű nyelvezettel közölni a mondanivalónkat.

Gyakori hiba, hogy a honlapok felépítése az adott szervezet felépítését követi, nem pedig a felhasználók logikájának és igényeinek szempontjából végiggondolt a menüstruktúra. Ez árt az átláthatóságnak és nem teszi felhasználóbaráttá a honlapunkat. Tervezéskor mindig a célközönség – a potenciális ügyfelek, partnerek, támogatók – szempontjából gondoljuk végig a struktúrát és azt, hogy milyen főbb menüpontokat teszünk elérhetővé közvetlenül a nyitóoldalon.

Keresőopimalizálás

A honlaptervezés egyik divatos „varázsigéje” a keresőoptimalizálás, amelynek fontosságát nem szabad lebecsülnünk. Attól még ugyanis, hogy ha van egy jó honlapunk meg van egy domain-nevünk, nem lesz látogatónk. Ahhoz előbb be kell kerülni a fontosabb keresőprogramokba (Google, Yahoo, Bing), méghozzá minél előkelőbb helyre, hogy egyáltalán ránk találjanak. Egy-egy internetes keresés eredményei közül legfeljebb az első 10–20 találatot nézik meg az internetezők, tehát ha mondjuk a 25 ezer találatból a 912. helyen hoz fel minket a Google, az arányaiban szép teljesítmény, de gyakorlatilag semmit sem érünk vele. Ahhoz, hogy a Google találati listáján minél előkelőbb helyre kerüljünk – anélkül persze, hogy fizetnünk kellene érte, hiszen a Google-nél van lehetőség fizetett találatként is megjelenni –, mindenekelőtt egyedi tartalom kell, valamint az, hogy mások, más oldalak hivatkozzanak ránk, főleg releváns és nagy látogatottságú oldalak. Ilyen oldalak például az ingyenes linktárak, amelyek kézzel szerkesztett, tematizált gyűjtőoldalak. Ilyen Magyarországon például a www.startlap.hu/lapkatalogus oldalon elérhető Startlap-csoport, amely naponta 1,1 millió látogatót és 7 millió oldalletöltést tudhat magáénak. A linktárakba bekerülni ingyenes, csupán a kiválasztott tematikus oldal szerkesztőjének e-mailen vagy egy űrlapot kitöltve kell ajánlani az oldalunk linkjét. Érdemes erre rászánni az időt, egyrészt mert aki tematikusan keres, így ránk találhat. Másrészt az aktív hivatkozás a honlapunkra előkelőbb helyre tesz minket a Google találati listáján is.

Az internet mint kommunikációs csatorna legnagyobb előnye az interaktivitás – ennek eszközeivel nem csak érdemes, hanem muszáj is élni. Ennek megfelelően fontos, hogy a honlapunkon feltétlenül legyen e-mail-hivatkozás, amelyen közvetlenül elérhetik a szervezetünket a potenciális érdeklődők, ügyfelek, partnerek vagy éppen támogatók. A partnerektől kapott visszajelzések gyűjtésére jó eszköz lehet a vendégkönyv, a párbeszédhez pedig a fórum, ám nagyon fontos, hogy ezeket moderálni kell, és az itt érkező megkeresésekre, kérdésekre a lehető leggyorsabban illik válaszolni. A moderálásnak persze több fokozata lehet, függően attól, hogy ki mennyire szeretne szabad teret adni a véleményeknek. Arra azonban érdemes figyelni, hogy ha csak és kizárólag minket dicsérő hozzászólásokat hagyunk megjelenni, az hiteltelenné teszi a fórumot és a honlap egészét. Nem baj, ha esetleg bírálnak is minket, a fontos az, hogy erre gyorsan és megfelelően reagáljunk. A honlapunk látogatóinak aktivitását és interaktivitását erősíthetjük egy-egy szavazással is. Érdemes emellett teret adni a különböző multimédiás eszközöknek, podcastoknak, on-line – akár élő – videóanyagoknak is, ezek beágyazása sem igényel különösebb technikai tudást a honlap szerkesztőitől.

Az elektronikus hírlevelek

Hasznos és költséghatékony kommunikációs eszköz az elektronikus hírlevél, amely a klasszikus direktmarketing eszközök on-line megfelelője. Kétségtelen előnye, hogy nincs nyomdai és postaköltsége, pontosan célba talál, közvetlenül a fogyasztó személyes postafiókjába, ráadásul aki kapja, az nyilván feliratkozott rá, tehát nem értékeli kéretlen reklámnak a hírlevelünket. A hírlevelünkkel tökéletesen el tudjuk érni a partnereinket, ügyfeleinket, és meg tudjuk osztani velük a szervezetünkkel vagy a projektünkkel kapcsolatos információkat – például a felhívásokat az aktuálisan induló képzéseinkkel, programjainkkal kapcsolatban.

A hírlevél alapvetően legyen tömör, és adjon ízelítőt a mögötte álló honlapunk aktualitásaiból, felépítése és dizájnja pedig legyen könnyen áttekinthető és jól strukturált. Nem a hírlevélben kell megjeleníteni a teljes tartalmat, viszont a hírlevél linkjei vezessenek át a honlapunk részletes tartalmára, adott aloldalaira, híreire. Fontos formai követelménye, hogy az elején mindig megszólítás, a végén pedig – ez utóbbit törvény írja elő – legyen lehetőség a leiratkozásra. A hírlevél kiküldésének rendszeressége alapvetően attól függjön, hogy milyen gyakran frissítjük a honlapunkat. Naponta viszont teljesen felesleges hírlevelet kiküldeni, azt ugyanis könnyen spamnek (kéretlen levélnek) értékelhetik a partnereink.

A hírlevelek működtetéséhez persze mindenekelőtt egy e-mailes címlistára van szükségünk. Címlistát szerezhetünk vásárlással – ez ugyan megbízható és pontos, de költséges megoldás. Készíthetünk ugyanakkor saját címlistát toborzással, a honlapon keresztül (feliratkozás hírlevélre menüponttal), vagy különböző marketingakciók, játékok, promóciók keretében. Legegyszerűbben pedig úgy, ha összegyűjtjük mindazoknak az e-mail címeit és a hírlevél fogadásához a hozzájárulását, akikkel a munkánk során kapcsolatba kerülünk. Ehhez pedig gyakorlatilag nem kell más, mint hogy a rendezvényeink jelenléti ívein a név és az aláírás mellett legyen egy rubrika az e-mail címnek is. Nagyon fontos, hogy a címlistát adatvédelmi okokból feltétlenül kezeljük zártan, ne adjuk ki senkinek, tartsuk rendszeresen karban, és – nem lehet elégszer hangsúlyozni – a hírlevél alján adjunk lehetőséget a leiratkozásra, lehetőleg egyetlen kattintással.