Legyen szó bármilyen, pályázati támogatással megvalósuló programról, a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos, kötelező feladatokat el lehet végezni úgy is, hogy csupán „kipipáljuk a kötelezőt”. Ám ha már foglalkozunk vele, érdemes úgy csinálni, hogy értelme és hozadéka is legyen a kommunikációnak...

Merthogy a jó, aktív és interaktív kommunikáció hozadéka hosszú távon meghatározhatja nem csak az adott projekt eredményességét és sikerét, de az azt megvalósító szervezet ismertségét és elismertségét is. A jó kommunikáció, a közösségi kapcsolatok megfelelő menedzselése kulcsfontosságú a projekt előkészítő szakaszában, a toborzás során, és fontos akkor is, amikor mondjuk élesben, a piacon szeretnénk megmérni a projektünk versenyképességét. Fontos lehet akkor is, ha együttműködő partnereket keresünk, ha a személyi jövedelemadó egy százalékáért kampányolunk, vagy ha egyszerűen csak meg szeretnénk mutatni országnak-világnak, hogy kik vagyunk és mik az eredményeink.

Gyakorta okoz problémát a projektek kommunikációjában, hogy a tervezés – vagyis a pályázat írása – során a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatos kommunikációs tervet nem gondolják át a pályázat készítői, csupán bemásolták a pályázat kiírója által közzétett kommunikációs kézikönyvének vonatkozó előírásait. Gyakran átgondolatlan az adott projekt életciklusához illeszkedően a kommunikáció, nem voltak végiggondolva az adott szakaszhoz kapcsolódó célcsoportok, a kommunikációs csatornák, az üzenetek, az eszközök és ezek költségei sem. Ilyenkor előfordul, hogy a pályázat szerint sajtótájékoztatót kellene tartani, csak éppen nincs miről, hírérték hiányában viszont nem lehet számítani a sajtó részvételére sem.

Önmagában e tervezési hiányosságoknak is részben oka a megfelelő kapacitás hiánya. Ritka az olyan szervezet, amelyiknek elegendő forrása van arra, hogy külön kommunikációs munkatársat tudjon foglalkoztatni, vagyis olyan szakembert, aki a projekt tervezésekor megfelelően végiggondolt kommunikációs tervet tenne le az asztalra, a projekt megvalósítása során pedig professzionális kommunikációs anyagokat (meghívókat, sajtóközleményeket, honlapon megjelenő írásokat) tudna összeállítani, vagy a közösségi médiában kellő aktivitással tudná menedzselni a megjelenéseket. Ugyanez igaz a rendezvényszervezésre is.

A sajtókommunikációban, különösen az elmúlt időszakban problémát jelent a szerkesztőségek hozzáállása az európai uniós finanszírozású projektekkel kapcsolatos hírekhez. A sajtó hozzáállása – egészen pontosan a tulajdonosok profitelvárása – miatt gyakran tapasztalni azt, hogy egy-egy EU-projekt kapcsán bármiféle megjelenésért automatikusan pénzt kérnének, mondván, hogy a projektben amúgy is van külön keret a kommunikációra, a tájékoztatással és a nyilvánossággal kapcsolatos feladatokra. (Van olyan szerkesztőség, ahol belső előírás van arra, hogy a pályázati konstrukció nevét tartalmazó közleményt csak fizetett hirdetésként közölhetik.) Emiatt a sajtókommunikációban sokszor mintha falakba ütközne a kedvezményezett szervezet...

A hatékony és sikeres PR-tevékenység érdekében többek között a következő témákban tudunk segíteni vagy tanácsot adni:

• Hogyan menedzseljük sikerrel a sajtókapcsolatokat?
  • Miből, mikor és hogyan generáljunk sajtóhírt a projektünkről?
  • Hogyan teremtsünk hírértéket a projekttel kapcsolatos információknak és törté­néseknek?
  • Mikor, miről és hogyan szervezzünk sajtótájékoztatót?
  • Hogyan állítsunk össze hatásos sajtóközleményt?
  • Hogyan építsünk ki aktív sajtókapcsolatokat?

• Hogyan jelenjünk meg az interneten?
  • Mire figyeljünk a projekt honlapjának elkészítésekor és üzemeltetésekor?
  • Milyen információk, hol és hogyan jelenjenek meg a honlapunkon?
  • Mivel és milyen rendszerességgel jelenjünk meg a közösségi portálokon?
  • Hogyan használjuk az internet interaktivitását a projekt kommunikációjában?
  • Hogyan dokumentálhatjuk on-line a projektünket? 

• Hogyan szervezzünk a projekthez kapcsolódó rendezvényeket?
  • Mire figyeljünk a projektindító vagy projektzáró rendezvény szervezésekor?
  • Melyek a konferencia- és rendezvényszervezés buktatói?
  • Mit és hogyan tartalmazzon egy meghívó?
  • Hogyan állítsuk össze a meghívandók listáját?
  • Milyen legyen egy-egy rendezvény utánkövetése?

Néhány praktikus ötlet, javaslat a kommunikáció tervezéséhez:

1., Mire figyeljünk a kommunikáció tervezése során?

2., Hogyan tervezzük és szervezzük hatékonyan a sajtómegjelenéseinket?

3., Mire figyeljünk oda a honlaptervezés és az internetes megjelenés során?

4., Hogyan és mire használjuk a közösségi médiát?