A projekt megvalósítása során a kommunikációs tevékenység, a közösségi kapcsolatok hatékony és eredményes menedzselése nagyban múlik a gondos tervezésen. Egy jól végiggondolt kommunikációs terv mentén lehet csak igazán sikeres a projekt kommunikációja.

A tervezés során a legfontosabb, hogy gondoljuk végig alaposan a projekt életciklusát. Vegyük sorra, hogy melyek lesznek, melyek lehetnek a legfontosabb mérföldkövei, valamint azt, hogy az egyes szakaszok milyen jellegű kommunikációt és közösségi kapcsolatokat igényelnek.

Ha kijelöltük a projekt egyes mérföldköveit és tudjuk, hogy melyek lesznek, lehetnek a hírértékkel bíró események, történések a megvalósítás során, valamint felmérjük, hogy az egyes projektesemények előreláthatóan milyen hírértékkel bírnak, akkor ezekhez hozzá tudjuk rendelni a sajtókommunikáció különböző eszközeit. Ily módon tervezni tudjuk, hogy a projekt megvalósítása során nagyjából mikor és várhatóan hány sajtótájékoztatóra, sajtónyilvános eseményre és sajtóközleményre lesz szükségünk, és tervezni tudjuk ezeknek a költségeit is.

Persze nem csak a sajtókommunikáció szempontjából fontos végiggondolni a tervezés során a projektünk életciklusát. Ez elengedhetetlen az általános kommunikáció és a közösségi kapcsolatok tervezhetősége szempontjából is. Értelemszerűen más és más a kommunikáció célcsoportja a toborzási, a megvalósítási és a fenntarthatósági időszakban. Míg a toborzásnál elsősorban a projektünkbe bevont partnerek megtalálására törekszünk, addig a megvalósítás időszakában például sokkal inkább az általános tájékoztatási tevékenységen van a hangsúly. A fenntarthatósági időszakban pedig az általános tájékoztatás mellett a szolgáltatásaink piacosításához kapcsolódó marketingtevékenység lesz a fontosabb.

A célcsoportokhoz természetesen más és más kommunikációs eszközök és csatornák igénybevételére van szükség, hiszen a különböző célcsoportokat más és más csatornán keresztül érhetjük el. A toborzási időszakban, a projektünkbe bevonandók – például a képzéseink majdani résztvevői – eléréséhez lehetnek hasznosak a megyei napilapban elhelyezett sajtóhirdetések, az elektonikus hírlevelek, a célcsoport által látogatott helyeken kihelyezett szórólapok vagy éppen a közösségi oldalakon indított kampányok. Ezzel szemben ha például a munkáltatói kapcsolatok erősítésére vagy együttműködő partnerek keresésére törekszünk, őket újsághirdetések vagy Facebook-posztok helyett leginkább személyre szóló kommunikációval – DM-levelekkel vagy személyes megkereséssel – érhetjük el.

Amikor a projektünk eredményeinek általános bemutatására törekszünk, akkor a célcsoportunk már az általános olvasó- és nézőközönség, az egyszerű állampolgárok. Az ő esetükben, az ő elérésükhöz lehetnek hasznosak például a sajtóközlemények, a sajtónyilvános rendezvények, valamint az eredményeinket bemutató Facebook-posztok. Természetesen a megfelelő médiumokat ilyenkor is érdemes jól megválasztani: a projekt méretétől és hatókörétől függően ugyanis nem biztos, hogy az RTL Klub híradója vagy mondjuk a Heti Válasz a megfelelő csatorna. Valószínűleg pontosabban elérjük a kívánatos célcsoportunkat a megyei vagy a városi lapon, a városi televízión és a helyi rádión keresztül.

A kommunikáció és a közösségi kapcsolatok gondos és alapos tervezése, a projekt életciklusának és mérföldköveinek előzetes számba vétele, a célcsoportok, a kommunikációs eszközök, csatornák és üzenetek előzetes végiggondolása a kulcsa annak, hogy a projektünkkel kapcsolatos kommunikáció eredményes és sikeres legyen, és hogy hosszú távú hozadéka is legyen a projektek megvalósító szervezet ismertsége és elismertsége szempontjából.